Predarchívna starostlivosť

Náplň práce a kompetencie pracovníkov archívu (Vojenský historický archív Bratislava – VHA) sa opierajú o príslušné ustanovenia zákona NR SR č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach  a o doplnení niektorých zákonov a Vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.  z 29. októbra  2002,  ktorou  sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
 
Zameriavame sa hlavne na:
- metodické usmerňovanie správy registratúry a archívnej činnosti v pracoviskách administratívnej bezpečnosti v rezorte MO SR,
- preberanie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ a niektorých vybraných záznamov bez znaku hodnoty „A“ vo vyraďovacom konaní.
 
VHA v  tejto oblasti poskytuje  inštruktáže,  konzultácie a školenia  zamerané na  spracovanie registratúrnych  poriadkov a plánov  vo vznikajúcich akciových spoločnostiach, na problematiku predarchívnej starostlivosti v registratúrnych strediskách (Stredisko administratívnej bezpečnosti a registratúry /SABaR/ MO SR Bratislava, Vojenský archív – centrálna registratúra /Va-cr/ Trnava) a na prípravu vyraďovacieho konania a odovzdania archívnych dokumentov do VHA Bratislava vo vojenských úradoch, zariadeniach, podnikoch a útvaroch.
 
VYRAĎOVACIE KONANIE

1. legislatíva;
2. základné pojmy;
3. registratúrny poriadok a registratúrny plán;
- do 31.12. 2005
- od 1. 1. 2006
4. súčinnosť dotknutých organizačných prvkov;
5. spracovanie návrhu na vyradenie;
6. praktické skúsenosti, návody a vzory;
7. časté otázky;
8. odovzdávanie do archívu.

1. LEGISLATÍVA
  • Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov;
  • Zákon č. 515/2003 Z. z. mení a dopĺňa zákon 395/2002 Z. z.;
  • Zákon č. 216/2007 Z. z. mení a dopĺňa zákon 395/2002 Z. z. v znení zákona 515/2003 Z. z.;
  • Vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z. , ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Novelizácie:
    - č. 251/2005 Z. z.;
    - č. 242/2007 Z. z.;
  • Zákon NR SR č. 363/2005 Z. z. ktorý vyhlasuje úplné znenie zákona č.428/2002 Z.z. o ochrane osobných údajov, ako vyplýva zo zmien o doplnení vykonaných zákonom č. 602/2003 z. z., zákonom č. 576/2004 Z. z. a zákonom č.90/2005 Z. z.;
  • Zákon NR SR č. 527/2003 Z. z. o správnom konaní (správny poriadok);
  • Zákon NR SR č. 562/2003 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov;
  • Zákon NR SR č. 152/1998 Z. z. o sťažnostiach;
  • Zákon NR SR č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmu;
  • Zákon NR SR č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
  • Vyhláška NBÚ č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti;
  • Zákon NR SR č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám;
  • Vnútorné pokyny, ktoré upravujú jednotný postup pri aplikácii zákona o slobodnom prístupe k informáciám  v pod- mienkach Vojenského historického ústavu;
  • Vyhláška Ministerstva financií SR č. 481/2000 o podrobnostiach úhrady nákladov za sprístupnenie informácií;
  • Stanovisko Ministerstva financií SR č. 5698/2000-74 o poskytovaní správnych informácií notárom
    zmena –  pozri Zákon NR SR č.341/2005 z.z.;
  • Zákon NR SR č. 161/2005 Z. z. o navrátení vlastníctva k nehnuteľným veciam, cirkvám a náboženským spoločnostiam a prechode vlastníctva k niektorým nehnuteľnostiam;
  • Zákon NR SR č. 145/1995 Z.z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov;
  • Zákon NR SR č. 232/1999 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov;
  • Úprava správnych poplatkov vo VHA k zákonu č. 161/2005 Z. z..

2. ZÁKLADNÉ POJMY

3. REGISTRATÚRNY PORIADOK A REGISTRATÚRNY PLÁN
- Metodické pokyny riaditeľa Bezpečnostného úradu MO SR na vyraďovanie registratúrnych záznamov č. p. BÚ-1001/3-25 z februára 2005.
Ich súčasťou je registratúrny plán. Sú platné pre vyraďovanie registratúrnych záznamov
vzniknutých 31. 12. 2005 a starších.
Na stiahnutie:
 
- Smernice č. 12 MO SR z 30. decembra 2005 o registratúrnom poriadku a registratúrnom pláne (čiastka 68/2005).
Sú záväzné pre vyraďovanie registratúrnych záznamov vzniknutých od 1. januára 2006 po
súčasnosť. Je možné ich použiť na vyraďovanie aj starších registratúrnych záznamov.
Na stiahnutie:

4. SÚČINNOSŤ ORGANIZAČNÝCH PRVKOV
• Vojenský historický archív (VHA) Bratislava – preberá na konečné uloženie registratúrne záznamy spĺňajúce kritériá hodnotenia záznamu (§2, vyhl. 628/2002 Z. z.) s prejdenou lehotou uloženia, ktoré ochraňuje v rámci archívneho dedičstva Slovenskej republiky. Kontroluje správnosť predložených návrhov na vyradenie a s posudkom tento zasiela MV SR na vydanie rozhodnutia. Poskytuje odbornú pomoc vo vyraďovacom konaní nižšie uvedeným organizačným prvkom.
• Pracovisko administratívnej bezpečnosti (PAB) – plní úlohy registratúry (príjem, evidencia, ukladanie, spracováva návrh na vyradenie a ničí vyradené registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A“). Odovzdáva registratúrne záznamy so znakom hodnoty „A“ , ktorým prešla lehota uloženia do archívu (VHA) a ktorým neprešla lehota uloženia, môže odovzdať na ďalšie uloženie inej osobe.
• Podľa §23 zákona č. 395/2002 Z. z. môže pôvodca registratúry zveriť inej osobe správu registratúrnych záznamov, ktoré už nepotrebuje a ktorým ešte neuplynula lehota uloženia.
Stredisko administratívnej bezpečnosti a registratúry MO SR (SABaR) a Vojenský archív – centrálna registratúra (Va-cr) – plnia úlohu inej osoby (úschova registratúrnych záznamov do ukončenia lehoty uloženia). Po vykonaní vyraďovacieho konania odovzdávajú do VHA registratúrne záznamy so znakom hodnoty „A“ a ďalšie registratúrne záznamy vybrané pracovníkmi VHA Bratislava s prejdenou lehotou uloženia.
Odovzdávanie registratúrnych záznamov z PAB inej osobe nie je predmetom vyraďovania a nespracováva sa návrh na vyradenie zasielaný do archívu (VHA Bratislava).

5. SPRACOVANIE NÁVRHU NA VYRADENIE
a) Podľa „Metodických pokynov riaditeľa BÚ MO SR na vyraďovanie registratúrnych záznamov“ (BÚ-1001/3-25:
- Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov - príloha č. 1
(opraviť v časti po a) ... do Vojenského historického archívu Trnava na: a) ... do Vojenského historického archívu Bratislava). V ostatnom dodržať zásady spracovania spisu.
- Zoznam vecných skupín RZ so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie – príl. č. 2;
- Zoznam vecných skupín RZ bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie   – príl. č. 3;

Orámovanie nepoužívať a neopisovať vysvetlivky!
Vzory na stiahnutie:
- návrh na vyradenie
- zoznam vecných skupín RZ so znakom hodnoty „A“ ...
- zoznam vecných skupín RZ bez znaku hodnoty „A“ ...
 
b) Podľa „Smerníc MO SR č. 12/2005 o registratúrnom poriadku a registratúrnom pláne – príl. č. 16
(opraviť v časti po a) ... do Vojenského historického archívu Trnava na: a) ... do Vojenského historického archívu Bratislava). V ostatnom dodržať zásady spracovania spisu.
- Zoznam vecných skupín RZ so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie – príl. č. 14;
- Zoznam vecných skupín RZ bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie – príl. č. 15;
Vzory na stiahnutie:
- návrh na vyradenie
- zoznam vecných skupín RZ so znakom hodnoty „A“ ...
- zoznam vecných skupín RZ bez znaku hodnoty „A“ ...
 
c) Kombinácia oboch noriem v jednom návrhu je možná s tým, že v návrhu na vyradenie je nutné uviesť obidve normy a v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie uviesť vyradenie podľa jednej a potom druhej normy (nemiešať registratúrne znaky).
 
d) Návrhy pre utajované registratúrne záznamy:
– spracovať samostatný návrh na neutajované a utajované (nový spis),
– postup je rovnaký ako na neutajované s tým, že v návrhu na vyradenie napíšte text:
Vec: Návrh na vyradenie utajovaných registratúrnych záznamov - predloženie
– v prílohách v stĺpci POZNÁMKA vypíšte skratky stupňa utajenia RZ navrhnutých na vyradenie (T, D, V). Spracované zoznamy utajovaných registratúrnych záznamov do VHA neposielajte.
Iné úpravy vo vzoroch nevykonávajte!
Vzor na stiahnutie:
- návrh na vyradenie
- zoznam vecných skupín

e) Adresát:
Vojenský historický archív
Krajná ul. č. 27
821 04 Bratislava

6. PRAKTICKÉ SKÚSENOSTI, NÁVODY A VZORY

7. ČASTÉ OTÁZKY

8. ODOVZDÁVANIE DO ARCHÍVU
Vzor na stiahnutie:
označenie zväzku
zoznam odovzdávaných registratúrnych záznamov